Praxisbeispiel: Das Ideenmanagement bei Hesse Lignal

Ideen als Grundlage und Ergebnis von Inspiration, Kompetenz und Verantwortung. So lässt sich das Ideenmanagement in die Unternehmenspolitik bei Hesse Lignal einordnen, die auch dadurch zum Ausdruck kommt, dass das Unternehmen seinen Namen mit dem Claim „inspiring you“ verbindet. Lesen Sie hier ein inspirierendes Gespräch mit der Ideenmanagerin des mittelständischen Familienunternehmens aus Hamm.

Das Unternehmen

Ein inspirativer Moment veranlasste die Vettern Fritz und Karl Hesse im Jahr 1910 zur Gründung des Unternehmens. Ihre Idee, Lacke und Beizen für die holzverarbeitende Industrie herzustellen, legte den Grundstein für eine erfolgreiche Firmengeschichte. Das mittlerweile in dritter und vierter Generation geführte mittelständische Familienunternehmen mit Stammsitz in Hamm beschäftigt heute weltweit rund 450 Mitarbeiter. Mit den von ihnen entwickelten und produzierten Lacken und Beizen werden die Oberflächen von Möbeln, Türen und Parkette veredelt, um aus Räumen Wohlfühloasen und aus Häusern ein Zuhause machen.

 

Das Ideenmanagement

[Neckel] »Frau Süß, Sie betreuen gemeinsam mit einem Kollegen das Ideenmanagement bei Hesse Lignal. Angesichts des vom Unternehmen erhobenen Anspruchs „inspiring you“ frage ich zunächst: Was inspiriert denn Sie?«

[Süß] Als „Prozessinnovationsteam (PIT)“ bilden wir eine Stabsstelle direkt bei der Geschäftsleitung. Das Ideenmanagement ist dabei nur eine von vielen weiteren Aufgaben.

Meistens werden wir für Projekte eingesetzt, bei denen es um die Einführung neuer Prozesse oder um Innovationen bei bestehenden Prozessen geht. Denn für solche Themen ist typisch, dass sie mehrere Abteilungen betreffen und sich in der normalen Linienstruktur nur schwer bearbeiten lassen. Dabei kann es um so unterschiedliche Vorhaben gehen, wie die Optimierung des Onboarding-Prozesses oder den Aufbau eines Shopfloor-Managements. Unser Job ist also sehr abwechslungsreich. Wenn man so will, ist die Zuständigkeit für das Ideenmanagement eine der wenigen Konstanten – aber auch hier geht es ja um immer wieder neue Ideen! Und zwar oft um solche, die irgendwie besonders sind und ebenso wie unsere Projektaufgaben nicht so leicht in den üblichen Strukturen gemanagt werden können.

Mit unserem vielfältigen Aufgabenspektrum ist außerdem verbunden, dass wir im ganzen Unternehmen herumkommen und mit vielen Menschen sprechen. Immer wieder Neues anzupacken, mit den unterschiedlichsten Stellen im Kontakt zu sein und nicht zuletzt einen direkten Draht zur Geschäftsleitung zu haben – all das zusammen ist für mich sehr inspirierend!

[N] »Nehmen wir an, ich wäre Mitarbeiter bei Hesse Lignal und hätte einen Vorschlag. Wie könnte ich ihn einreichen?«

[S] Dann hätten Sie mehrere Möglichkeiten:

• Sie könnten Ihre Idee ganz klassisch auf ein Papierformular schreiben, das Sie dann mir oder meinem Kollegen, Ihrer Führungskraft oder dem Betriebsrat geben. So oder so kommt das Formular zu uns.
• Wenn Sie Zugang zu einem PC haben, können Sie Ihre Idee auch digital erfassen. In unserem Intranet hat das Ideenmanagement eine eigene Seite mit einem Forms Fragebogen als Eingabemaske.
• Als dritte Möglichkeit können Sie mit Ihrem privaten Smartphone einen QR-Code scannen. Sie gelangen dann auf den Forms Fragebogen und Ihre Antworten werden uns per Mail zugesendet.

Bewusst bieten wir mehrere Wege zur Auswahl, damit für jeden Typ etwas dabei ist.

Abb. 1: Startseite des Ideenmanagements im Intranet bei Hesse Lignal

[N] »Beim Blick auf das Formular fällt mir sofort das sehr groß gedruckte „Wertvolle Idee“ auf, das über allem steht. Und im Formular wie in der Eingabemaske sehe ich die Feldbezeichnung „Mitdenker“, falls ich meine Idee gemeinsam mit anderen einreichen möchte. Das finde ich sehr ansprechend – beides transportiert ganz nebenbei eine positive Botschaft!

Aber wie gehen Sie damit um, dass Sie Ideen nun auf drei verschiedenen Wegen erhalten?«

[S] Am wenigsten Aufwand haben wir natürlich mit den Ideen, die direkt am PC eingegeben werden. Was per E-Mail hereinkommt, ist schnell mit Copy and Paste übertragen. Die Papierformulare scannen wir ein und erfassen nur die Titel und formale Daten wie Namen, Abteilung und Datum in unserer Ideen-App.

[N] »Ideen-App?«

[S] Mit MS Power Apps haben wir uns eine eigene Anwendung gestaltet, mit der wir die Vorschläge verwalten. Damit verteilen wir Vorschläge an die jeweils zuständigen Prüfer und Entscheider, die dann dort auch ihre Kommentare und Entscheidungen eingeben. Außerdem generieren wir aus der App heraus Prämienbriefe. In der App wird so die Historie zu jedem Vorschlag dokumentiert.

Diese App ist für uns ein sehr nützliches Hilfsmittel – aber eben auch nur ein Hilfsmittel. Viel wichtiger für unseren Job im Ideenmanagement finde ich, dass wir persönlich ansprechbar sind und uns um jeden Vorschlag persönlich kümmern.

[N] »Das ist sicherlich ein ganz wichtiger Erfolgsfaktor: Ideenmanagement ist nun einmal „People Business“! Worum kümmern Sie sich denn alles?«

[S] Das hängt ganz vom Einzelfall ab. Es kann beinhalten, dass wir erstmal ein Meeting der betroffenen Prüfer oder Entscheider koordinieren, manchmal auch mit einem Ortstermin – etwa, wenn die Idee mehrere Abteilungen betrifft. Falls die Idee eine rechenbare Einsparung bewirkt, helfen wir, die erforderlichen Zahlen für die Berechnung zu beschaffen. Bei umgesetzten Ideen kümmern wir uns um die Nachverfolgung und überprüfen nach einer gewissen Zeit, ob die Verbesserung noch praktiziert wird. Wenn bei abgelehnten Ideen der Entscheider nicht selbst mit dem Einreicher spricht, gehen wir zum Einreicher und erklären ihm, warum sein Vorschlag nicht umgesetzt werden konnte. Wir bleiben sozusagen von A bis Z dran. Den ganzen Weg mitzuerleben, trägt sehr zum Reiz dieser Arbeit bei!

Abb. 2: Startbild des E- Learnings zum Thema Ideenmanagement bei Hesse Lignal

Übrigens kümmern wir uns auch noch in anderer Hinsicht, die weniger mit dem Management einzelner Vorschläge als mit dem Ideenmanagement als Solchem zu tun hat: Dreimal im Jahr gilt es, die Rubrik zum Ideenmanagement in unserer Mitarbeiterzeitung „LackSchnack“ zu füllen. Hier berichten wir über Weiterentwicklungen und stellen besonders gute oder originelle Ideen vor. Für neue Mitarbeiter gibt es außerdem einen Informationsflyer und eine E-Learning-Einheit in unserem „Hesse-Campus“, die von uns immer wieder aktualisiert werden. Damit sind wir wieder beim Thema Inspiration!

[N] »Was nach meiner Meinung deutlich wichtiger ist als das Thema Prämierung! Trotzdem schlüpfe ich nochmal in die Rolle eines Mitarbeiters, der sich vielleicht fragt, ob und mit welcher Prämie er rechnen kann?«

[S] Das ist bei uns ganz einfach geregelt: Wenn eine Einsparung berechnet werden kann, erhält der Einreicher einen festen Prozentsatz der Einsparung des ersten Jahres. Bei sehr hohen Werten lassen es sich unsere Chefs dann nicht nehmen, dem Einreicher persönlich zu danken und zu gratulieren. Ansonsten, und das ist bei der großen Mehrzahl der Vorschläge der Fall, erhält der Einreicher pauschal einen Gutschein im Wert von 25 Euro, der bei Einkaufscentern in der Region eingelöst werden kann.

[N] »Das klingt sehr pragmatisch: Pauschalprämien haben den großen Vorteil, dass kein Aufwand in ihre Ermittlung gesteckt werden muss und jeder Streit über die Angemessenheit der Höhe gegenstandslos ist.

Lassen Sie uns zum Abschluss bitte noch einmal auf grundsätzliche Fragen zurückkommen. Neben „inspirativ“ hebt Hesse Lignal im Webauftritt auch die Werte „kompetent“ und „verantwortungsvoll“ hervor. Können Sie die auch mit dem Ideenmanagement in Verbindung bringen?«

[S] Gern, das ist doch sehr naheliegend: Schließlich zeigt sich die Kompetenz unserer Mitarbeiter in jedem eingereichten Vorschlag. Kompetent sein heißt für uns, kritisch zu bleiben, uns zu hinterfragen, um die Ecke zu denken und offen für neue Ideen zu sein. Und indem sich die Mitarbeiter mit ihren Ideen einbringen, übernehmen sie Verantwortung für das Fortbestehen und die Weiterentwicklung des Unternehmens. Auf der anderen Seite übernimmt das Unternehmen Verantwortung, mit Vorschlägen wertschätzend umzugehen. Insgesamt tragen Ideen dazu bei, Ressourcen zu schonen, Produktionsverfahren und Produkte nachhaltiger zu gestalten, und, und und – viele kleine Beiträge im Sinne unserer gemeinsamen gesellschaftlichen Verantwortung.

[N] »Frau Süß, ganz herzlichen Dank für dieses inspirierende Gespräch und weiterhin viel Erfolg!«

 

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